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Fiche pratique

Procédure et formalités d'embauche d'un salarié

Vérifié le 01 mai 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Lors de l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit respecter différentes formalités obligatoires dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Des formalités spécifiques supplémentaires sont prévues pour le recrutement de certaines catégories de salariés.

Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de critères discriminatoires sous peine de poursuites.

Les motifs de discrimination relatifs à l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens.

Pôle emploi propose des outils d'aides au recrutement :

L'employeur n'a pas l'obligation d'informer Pôle emploi des offres de recrutement. Il peut utiliser d'autres sources, par exemple : annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums.

Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit le déclarer. Cette déclaration est réalisée au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

La DPAEest déjà intégrée lorsque l'employeur utilise l'un des dispositifs suivants :

  • Titre emploi service entreprise (TESE)
  • Chèque emploi associatif (CEA)
  • Titre emploi simplifié agricole (TESA)
  • A quoi sert la DPAE

    La DPAE permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :

    • Immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité sociale lors d'une 1re embauche
    • Immatriculation du salarié à la CPAM
    • Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage
    • Demande d'adhésion à un service de santé au travail

    Renseignements obligatoires

    La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

    • Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement
    • Code APE de l'entreprise
    • Numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)
    • Adresse de l'établissement
    • Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend
    • Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)
    • Date et heure d'embauche prévisibles
    • Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois

    Transmission

    Elle doit être transmise à l'Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.

    La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.

    Service en ligne
    Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligne

    Pour les autres entreprises, la déclaration en ligne est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier. Elle est envoyée par télécopie ou par courrier RAR.

    Elle doit être transmise à l'Urssaf dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.

    L'Urssaf n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.

    Formulaire
    Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

    Cerfa n° 14738*01

    Accéder au formulaire (pdf - 132.7 KB)  

    Ministère chargé du travail

     À noter

    l'employeur n'a pas à effectuer de DPAE lors de la signature d'une convention de stage.

  • Le TESE est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur.

    Service en ligne
    Titre emploi service entreprise (Tese)

    Pour vous aider à remplir le formulaire :

  • Le CEA est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur du milieu associatif.

    Service en ligne
    Chèque emploi associatif (CEA) - espace employeur

    Accéder au service en ligne  

    Urssaf Caisse nationale (ex-Acoss)

  • A quoi sert la DPAE

    La DPAE- MSApermet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :

    • Immatriculation du salarié à la caisse de MSA
    • Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage
    • Demande d'adhésion à un service de santé au travail
    • Demande de visite d'information et de prévention ou demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche
    • Déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire
    • Demande des exonérations de cotisations patronales pour l'emploi d'un travailleur occasionnel

    Renseignements obligatoires

    La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

    • Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement
    • Code APE de l'entreprise
    • Numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)
    • Adresse de l'établissement
    • Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend
    • Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)
    • Date et heure d'embauche prévisibles
    • Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois

    Transmission

    Elle doit être transmise à l'Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.

    La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.

    Service en ligne
    Déclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA)

    Pour les autres entreprises, la déclaration en ligne est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier. Elle peut être envoyée par télécopie ou par courrier RAR.

    Elle doit être transmise à la caisse MSA dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.

    La MSA n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.

    Formulaire
    Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricole

    Cerfa n° 14467*02

    Accéder au formulaire (pdf - 256.9 KB)  

    Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)

    Pour vous aider à remplir le formulaire :

  • Le TESA est un dispositif de la MSA destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur.

    Service en ligne
    TESA

    Accéder au service en ligne  

    Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)

Les employeurs qui emploient occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle les déclarent au guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO)

  À savoir

l'employeur doit établir la DPAE même si le salarié n'est pas encore immatriculé. Il doit demander ensuite au salarié d'effectuer les démarches auprès de la CPAM (ou la MSA pour un salarié agricole) de son lieu de résidence pour obtenir son numéro de sécurité sociale (ou NIR).

Autre déclaration préalable

En plus de la DPAE, l'employeur effectue une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du travail :

  • Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins
  • Lors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou de commerce, ou transfert géographique)

Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la 1re visite de celle-ci.

Document à remettre au salarié

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Sanctions en cas de non déclaration

Si l'employeur n'effectue pas de DPAE, il s'expose à :

  • La régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration (sanction civile)
  • Une pénalité de 1 158 € par salarié concerné (sanction administrative)
  • Des sanctions pénales, car l'absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié

En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Dans ce cas, la peine cumulative est de :

  • 45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique,
  • 225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.

L'employeur remet au salarié un contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat.

Il informe le salarié :

  • Des dispositifs collectifs d'épargne salariale dans l'entreprise et lui remet un livret d'épargne salariale
  • De la mutuelle d'entreprise obligatoire pour tous les salariés. Il remet au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes lorsqu'un régime de prévoyance est en place dans l'entreprise.

Il donne une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention.

L'employeur qui souhaite embaucher un étranger doit, en plus des obligations exigées pour toute embauche, vérifier qu'il a le droit de travailler en France.

Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire).

L'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l'Agirc-Arrco.

Cette affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.

L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention ou un examen médical d'aptitude à l'embauche.

Sanctions en l'absence d'examens médicaux

L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt :

  • une amende de 1 500 €,
  • une peine de prison de 4 mois et une amende de 3 750 € en cas de récidive.